Как оформить опись документов на гос награду образец

Как правильно составить опись передаваемых документов

Понятие описи документов необходимо для контроля за движением документации : как внутри организации, так и вне ее. Она позволяет отслеживать движение бумаг в разных направлениях — от одного предприятия до другого (как снаружи), через отделы кадров или службы безопасности). Составление списка содержит множество функций по управлению документооборотом на предприятии; что помогает организовать делопроизводство организации и контролировать его местонахождение.

1. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
2. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно выбирать, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.

Нормативные требования в этой части отсутствуют, но существует рекомендованный бланк передаточной описи для передачи документов. Он имеет определенный набор разделов: — Для того чтобы форма была понятна всем и каждому участнику процесса (не обязательно из организации), желательно иметь ее на обложке или подложке;

1. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
2. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
3. наименование организации, откуда исходит документация;
4. общее количество листов для передачи;
5. дата составления перечня;
6. наименование организации, куда передается пакет;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой. Элементы перечня могут быть представлены разными организациями и составляться по-разному: для каждого вида организаций требуется свой шаблон отправления списка.

В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

1. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
2. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

1. уставная документация.
2. кадровые бумаги;
3. бухгалтерская отчетность;

В этом перечне типов выделяются особенные виды списков, сдаточные для передачи дел в архив и т.д. Эти список имеют свое особое назначение: они должны быть оформлены как внутренние описи документов (при передаче дела между подразделениями организации оформляются именно ею). Пример внутреннего списка сдаваемых под роспись документам ) будет рассмотрен отдельно.

В основу составления описи документов для передачи должны быть положены внутренние распорядительные документы компании. Например, в отделе кадров должен содержаться внутренний документ фирмы – приказы и распоряжения руководства;

1. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
2. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
3. итоговое количество листов в передаваемом деле;
4. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
5. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
6. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
7. порядковый номер бумаги;
8. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;

В качестве образца можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов : в таких перечнях указываются дополнительные графы. Например, например — «Просьба передать дело на хранение архиву».

1. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
2. срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Это список, который может быть составлен в любое время до истечения нормативного срока хранения. Кроме того к нему прилагаются пояснительные записки с описанием организации (наименование документа), его основных направлений деятельности и бумаг из этого дела). [ / stextbox ] Основные правила работы архивов организаций являются методическим документом, регулирующим их деятельность.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Они отражают действующую правовую базу в области информации и документационного обеспечения управления (информационное обеспечение) и аннотируют современные достижения научного развития документов на уровне технических средств хранения и информационных технологий при работе с документами.

1. Борис Кудрин Кудрин 2022-10-06 19:58:14 Всё смешалось, люди, кони. Внутренняя опись ни как не может служить документом для передачи, куда-кому либо. Это внутренний документ дела, которое передаётся в архив организации. Опись (приведённая в образце) архивный документ, и к передаче куда-кому либо тоже не подлежит. Документы передаются по описи из подразделения в архив по описи (по личному составу, постоянного срока хранения, с временными сроками 10 и более лет), на основании этих описей работник архива составляет сводную архивную опись. Документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются, ни по описи ни по акту. А для передачи документов сторонним организациям, как и в правоохранительные органы существует утверждённый акт. Правила работы архивов организации.
2. Никита Костров 2022-10-07 07:49:13 Чет я ничего не понял из Вашего коммента, передаются по описи, не может служить для передачи. документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются. можете написать понятнее?

Автор : Краткий курс по охране труда. Как работать после изменений? 5 простых и полезных уроков, которые помогут вам улучшить своё здоровье.

Дадим инструкции с учетом последних изменений, чтобы потом применять их в своей организации. Это бесплатно! Отписаться от писем можно при получении письма или ответа на него (в том числе и самоотзыва).

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройства сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций и контролирующих органов: [ / stextbox ] * Подписаться на рассылку (cms) – это подтверждение труда работника перед ним или в другом месте службы при необходимости;

По требованию других организаций, инстанций или контролирующих органов. 23 Апреля 2021 в 12 : 00 Ходатайство о запросе информации через суд — это документ по просьбе стороны процесса об истребовании доказательств на основании заявления ее представителя от судебного органа для получения документов самостоятельно.

14 Апреля 2021 в 13 : 17 Письмо – просьба, которая выражает просьбу о содействии или помощи. Составляется по договорам и без них (как договорные отношения).

07 Апреля 2021 в 13:52 Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос.

От имени власти или местного самоуправления заявитель получает от нее информацию. [ / stextbox ] Правительства, местных властей и органов исполнительной службы сообщается информация о расторжении контракта по одному из оснований: законный отказ в исполнении договора (например односторонний).

Не зарегистрированным пользователям доступна функция «Избранное» Эта опция для пользователей только что регистрировавшихся в системе: 35 27 Апреля 2021 22 Апреля 2122 19 Апреля 2020 16 Апреля 2020.

Как сделать опись документов?

В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник либо менеджер сформировал опись документов.

Как правильно составить опись документов? Мы можем изучить этот вопрос в таких аспектах: как сделать ее наиболее корректной, если у вас есть опыт работы с документами или бухгалтером. В России не существует официальных источников права по этому вопросу (кроме специальных нормативных) и законодательно закреплено лишь то небольшое количество правил составления документации на предприятии для конкретного работника предприятия. [ / stextbox ].

Однако в РФ не так много официальных правовых актов, которые бы прописывали критерии для сотрудников при составлении описей источников ( ознакомиться с ним можно здесь ). В основном это внутренние правовые акты таких как приказ ФМС России No 218 от 23 апреля 2013 года и методические рекомендации по оформлению документов. На самом деле все дело обстоит несколько иначе – есть ряд нормативных норм внутрикорпоративного характера: например Приказ МВД Российской Федерации N 207 от 21.04.2013 г; они могут быть разными или совсем другими — их значение может зависеть только от конкретных ведомств.

В основе этих правил лежит документ, известный как «Основные правила работы архивов организаций».

В этом документе нет состава закона, но широко используется на практике. Информацию о перечне критериев можно получить здесь: «Сроки составления и составопригодность архивов».

Как правильно составить опись документов в соответствии с перечисленными нормативами? К примеру, некоторые юристы считают совокупность соответствующих норм образцом делового обычая. Однако многие специалисты полагают их своеобразными примерами деловой этики и практики: как следует составлять перечень документации по теме документа.

1. допустимость проставления литерных номеров (содержащих букву справа от цифры порядкового номера, совпадающей с той, что относится к предыдущему документу по списку, — ставятся при невозможности определить фактический порядковый номер текущего источника) следует согласовывать с вышестоящими структурами — например, если речь идет о документообороте в государственном ведомстве.
2. ниже таблицы следует отражать информацию о количестве единичных документов или групп таковых (например, дел), которые вносятся в опись;
3. необходимо зафиксировать дату составления описи;
4. соответствующий лист с перечнем источников должен быть заверен подписями директора фирмы, а также специалистов, отвечающих за корректность его составления, — например, начальника отдела кадров;
5. оформлять документ следует на фирменном бланке (если таковой отсутствует, нужно, чтобы на странице хотя бы отображалось название компании);
6. на странице описи должен быть заголовок, отражающий специфику документов, которые включаются в соответствующий перечень;
7. сведения об источниках, вносимых в опись, нужно оформлять в виде таблицы (в ее структуре должны присутствовать по меньшей мере такие столбцы, как порядковый номер, название документа и количество листов, а при необходимости — крайние даты, срок хранения, примечания);

Опись должна быть оформлена в 2 экземплярах.

[10] То есть первый, в случае необходимости, направляется к партнерским организациям для проверки или иного рода документов. ( 2) В этом состоит теоретический аспект составления описей:.

В практике российского делопроизводства принято различать 3 типа описей: Описи в процессе оформления документов.

1. архивную (предполагает передачу комплекта документов или их групп — как вариант, дел — в архив организации).
2. сопроводительную (используется при передаче документов из одной организации в другую);
3. внутреннюю (включает подробные сведения о документах, объединенных в группу — например, в одно дело);

По существу, это дополнение к внутренним описям. В них отражаются сведения об источниках для перечисления средств в ПФР и их суммах выплат, награждений или взносов на сумму выплаты работодателя. Форма внутренней описи может выглядеть так : Согласно данному образцу внутренняя опись дополняет источники по определенному признаку – например, документы из фонда пенсии — награды и взносы; однако сведение всех документов возможно только от одного источника (дел).