Можно первичные документы печатать на черновиках

Печать на черновиках. Экономия или расточительность?

На практике в некоторых организациях для экономии бумаги руководство принудительно заставляет сотрудников использовать бумагу повторно. В этой статье мы постараемся ответить на вопрос: есть ли экономическая выгода от печати черновиков?, и как она покрывает риск возможной поломки принтера или стоимости его ремонта.

Печатая на черновиках, вы экономите бумагу и получаете прибыль. Теперь рассмотрим минусы повторного использования бумаги для печати:.

Бумага, уже прошедшая через принтер, меняет свои физические свойства.

Повторный проход по фотобарабану, как известно из физики — абразива ( ведь бумага уже имеет некое изображение или текст и не является гладкой ), приводит к более наэлектризованной бумаге. Кроме этого она приобретает влажную консистенцию; от нее при повторном использовании принтером может попасть пыль, которая отражается после повторного использования бумаги в его работе:.

Все это приводит к более быстрому износу фотобарабана и существенно сокращает его срок службы.

При выходе из строя фотобарабана может потребоваться его восстановление. Если бумага после использования имеет загнутые края, скрученная в рулоны при повторной печати такая печать вызывает затруднение и остановку работы принтеров на несколько секунд. [ / stextbox ] Неправильное лечение запихнутой бумаги приводит к более серьезным поломкам.

А теперь перейдем к главному « убийце принтеров» – скобке от степлера. Попадая в лоток для бумаги, она царапает и повреждает фотобарабан печатающего устройства (причем достаточно часто).

А это уже . Перейдем к финансовой стороне вопроса:

1. восстановление картриджа при износе фотобарабана стоит от 500 рублей. Это 2-2,5 пачки
2. ремонт принтера с заменой термопленки обойдется от 1400 рублей (зависит от модели принтера и может стоить существенно дороже). Это 7 пачек бумаги.

Так стоит ли экономить на бумаге? Выводы каждый для себя может сделать сам.

Печать на первичных документах

В этой подборке представлены самые важные документы по запросу ( нормативно-правовые акты, формы и многое другое ).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Как указал суд, в силу п.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс : Как указал суд, признавая позицию налогоплательщика необоснованной (в том числе отсутствие печати) и поставку товара ответчиком в адрес истца), копии первичных документов были представлены ему без описи. Другие же материалы с печатью от 18.02.2011 г поступили к нему непосредственно из магазина «Славянка» отсутствуют ввиду их плохого качества, отсутствия обязательных реквизитов. [ / stextbox] В связи с этим судом был вынесен приговор относительно позиции налогового агента.

Некоторые документы не содержали оттисков печатей, сумм или наименований товаров. Не представлены договора с сторонними организациями и путевые листы в виде квитанций о доставке товара покупателю! Открыть документ для вашей системы КонсультантПлюс: В некоторых случаях печать нужна только при определенных законом обстоятельствах — например если вы являетесь уполномоченным лицом на участие в государственных закупках; но без нее ее нельзя использовать ни по каким другим основаниям (например, в доверенности) – это незаконное действие.

В п. 2 ст 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402 — ФЗ не указано, что печать в первичном учетном документе является обязательным реквизитом (Письма Минфина России и ФНС РФ) – подтверждает факт хозяйственной жизни предприятия или индивидуального предпринимателя. [ / stextbox] Ссылка на документы по установленной форме отсутствуют: Письмо Минэкономразвития No 03-01 — 10 / 61983), От 24.10.2018 N 02-12-10/61880 «О представлении документов для учета хозяйственных операций» // Налоговые разъяснения.

В письме Минфина России от 30. 08. 2018 N 03 — 01 — 10 / 61983, ФНС РФ от 12.01.2016 No 71-01-10/45390 (N 53988) указывается: документ составлен по установленной форме и не заверен печатью – подтверждает факт хозяйственной жизни предприятия или фирмы.

Этот документ подтверждает и данные налогового учета, в том числе потому что Налоговым кодексом РФ обязанность заверять первичные документы печатью не предусмотрена.

Первичные учётные документы: инструкция по применению

Первичные учётно-регистрационные документы или попросту первичная документация — основа для ведения бухгалтерии и налоговой отчётности.

Бухгалтеры так настойчиво требуют составлять первичные документы, чтобы вовремя сдать их в бухгалтерию. Мы рассказали о том как правильно оформить и хранить первичный учетный документ.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после её окончания. Если у вас есть первичные документы, то они будут проверять их на соответствие действующему законодательству и определят по какой причине отсутствует первоначальная форма отчета о каждой из операций (п.1 ст 9 закона «О бухгалтерском учете»).

Когда нет документа, то отчётность составлена неправильно и налоги списаны неверно. Например: оказанные услуги фиксируются в акте об оказании услуг или поступление денег в производство фиксируется накладной (или требовании). Для каждого вида операции применяются свои первичные документы – акты оказания работ, продажи товаров — приходный кассовый ордер; продажа материалов — приказом к контролеру.

С 2013 года для коммерческих организаций нет необходимости разрабатывать формы первичных документов, а в базе данных вы найдете все основные виды первичной документации и несколько вариантов учётной политики. Информацию о них можно найти на сайте сервиса — здесь!

Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая реквизиты из базы. На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы для формирования отчетности : удаляют ненужные поля или добавляют новые. Но в любом случае форма должна содержать обязательные реквизиты – это указано пунктами 2 статьи 9 закона о бухучете (см ниже).

1. дата составления;
2. личные подписи этих лиц с расшифровкой.
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
5. наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
6. наименование документа;
7. содержание факта хозяйственной жизни;

В некоторых документах могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, не указанные в законе о бухучете. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования закона об учетной дисциплине и применять особые правила разработки.

В отношении путевого листа: все формы первичных документов, которые использует организация должны быть закреплены в учётной политике и применяться как минимум до утверждения новой политики. [2] Закон 402 –ФЗ разрешает составлять первичное учетное дело электронным способом (электронная подпись).

Если это двусторонний или многосторонним первичный документ, то обе стороны должны его подписать электронной подписью. В противном случае в сделке не допускается замена подписи одной из сторон на собственноручную ( письмо ФНС России No ЕД-4-15 / 7760 от 23 апреля 2018 г).

Подписать накладную электронной подписью может только ваш контрагент. Если у кого-то нет возможности это сделать, придется по старинке оформлять первичку в бумажном виде – так будет проще и надёжнее!

На практике не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. ( письмо Минфина No 03 — 01 – 10 / 8 — 404 от 26 октября 2005 г).

При перевозке грузов автотранспортом применяются только транспортные накладная, утверждённую Постановлением Правительства РФ No 272 от 15 апреля 2011 г. для безналичных расчетов — документы банковского законодательства и расчёты по ним производятся в строгой очередности (постановление правительства N272).

В частности, согласно Положению ЦБ РФ No 383 — П от 19 июня 2012 г. унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходный ордера (книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств), книга по учетным операциям в рублях, расчётно – платежная ведомость). Указание Банка России было опубликовано 11 марта 2014 года под номером 3210-У о применении норм закона об бухучете к объектам бухгалтерского балансирования на основе ФЗ «О налогах» с 1 января 2015г.

И в рублях же нужно составлять отчётность.

Первичка должна быть в рублях. Если же первичный документ на иностранном языке или иностранной валюте нужен для иностранного контрагента, можно сделать так :.

1. оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — для подтверждения совершения сделки по нормам российского законодательства;
2. составить дополнительный документ (например, бухгалтерскую справку), разъясняющий содержание документа, составленного в валюте (на иностранном языке).
3. предусмотреть в документе несколько граф для рублей и другой валюты;

Если документ принят к учету, в нем обнаружилась ошибка. Заменить его новым нельзя: надо только исправить существующий [3].

Исключение — счета-фактуры и УПД.

В них вносятся исправления. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1 Затем следует внести изменение, которое затем будет положено на бумагу и подписано руководителем документа;

• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой. Так, чтобы можно было прочитать исправленное.
• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, составивших исправляемый документ, с указанием их фамилий и инициалов (других реквизитов, позволяющих идентифицировать этих лиц), укажите дату внесения исправлений.

Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама.

Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике. В первичных документах печать не упомянута, и нет оснований для ее фиксации учредительными документами организации или другими органами бухгалтерии.

• Печать обязательна в некоторых документах, форма которых утверждена нормативными актами, не относящимися к сфере бухучета. Например, расчетные (платежные) документы.
• Если вы решили использовать применявшиеся раньше унифицированные формы документов, не внося в них никаких изменений, печать нужна, потому что эти формы содержат реквизит печати.

Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили учётной политикой, есть реквизит печати. Бухгалтерам следует проставлять печать всегда при оформлении документов.

В данном случае в бухгалтерии хранятся первичные документы, которые используются для текущей деятельности и под ответственность лиц уполномоченных главными бухгалтерами. После того как документ перестал использоваться в текущих работах его помещают на хранение в архив или хранят до конца жизни (при наличии у организации оснований). [ / stextbox ] Это сводит к минимуму возможность подделки документов; более точно – их пересылают руководству предприятия после прекращения своей работы — главный бухгалтерам подразделений либо другим должностным лицам при условии сохранения данных о них в специальном помещении без присмотра главного бухгалтеров.

В соответствии с постановлением Минфина СССР от 29. 07, 1983 No 105 первичные документы до передачи в архив необходимо хранить на складе бухгалтерии или закрытом шкафу под ответственность лиц уполномоченных главными бухгалтерами; после того как документ перестает использоваться и не используется (или переданы по наследству) лицам, которые указанны во внутренних документах организации — их помещают в специальный сейф для хранения электронных документов либо применяют средства воспроизведения электронной подписи без проверки подлинности электронного документа.

При наличии недостачи документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения составляет 5 лет, а для информации по личному составу – 8. Для расследования назначают специальную комиссию.

Если расследование проводится с участием госорганов, то нужно составить акт о том что документы не найдены. Для этого следует обратиться в банк или налоговую инспекцию для получения дубликатов документов (или отсылать их почтой).

. На них есть первичные документы и т. д. Если нет документов, то налоговики могут оштрафовать на сумму от 5 до 30 тысяч рублей в год.

1. на 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
2. на 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
3. на 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей.

Теги : Пост написан компанией Войдите в систему и сможете автоматизировать первичные документы, расчёт налогов. Вы получите помощь от экспертов или специалистов по налогам! Будьте пользователем – вы сами станете участником системы автоматически формировать отчётность с помощью автоматизированного управления системой…

« Клерка» не всегда совпадает с мнением редакции «Клера» в блоге. Создайте свой собственный сайт и опубликуйте свое эссе! [ / stextbox ] * — Мнения, высказанные на страницах нашего сайта: Мы занимаемся бухгалтерским учетом для индивидуальных предприятий (ИП) России. С 2009 года мы работаем по всем видам учета — налоговом, кадровым, товарном.