Сопроводительное письмо к грузу образец

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо. Как его составить, расскажем в публикации «Состав документов»! Для чего он нужен?

1. Проверено экспертом
2. Бесплатная загрузка
3. Онлайн просмотр
4. Бланк и образец

Организация имеет множество контактов с множеством ведомств. ОПЕКАНИЯ В ходе своей деятельности она контактирует со многими министерствами и ведомствами.

Указанные письма обычно отправляют:

1. к договору на подпись контрагентам;
2. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
3. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
4. к коммерческому предложению;
5. к декларациям в ФНС, ФСС;

Если составить такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер и регистрирует его в журнале. Получившая сторона производит соответствующую запись на бланке письма для регистрации корреспонденции (это одна из важных функций). В частности, можно узнать судьбу писем по их нумерации: если она не совпадает с полученной бумагой — делопроизводство прекращается; или же письмо теряет смысл.

Сопроводительное письмо содержит опись документации, к которой оно прилагается. Кроме того, сопроводительная бумага должна содержать и описание документов в той папке, куда она сложена.

В случае потери документа, его можно вернуть. [10] При этом получатель не сможет доказать обратное: если пакет документов потерялся — виновата сторона получившая документ от отправителя (это ее право).

В некоторых случаях в тексте письма можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например при подписании.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь.

При отсутствии такого специалиста в компании его обязанности выполняют специалисты, ответственные за отправку документов. Это может быть бухгалтер или менеджер по продажам при отправлении бумаги налоговой инспекции и ПФР (в ФНС) либо руководители отделов продаж – если получатель потенциальный контрагент).

Если письмо адресовано руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель. Например: бухгалтер или менеджеры, консультанта… ) В конце письма указывают контакты ответственного сотрудника по поручению получателя; например, указывается адрес секретаря отдела кадров либо телефон для связи с ответственным сотрудником предприятия (например, в отделе продаж).

В шапке письма необходимо указать адресанта : [][]. Текст в основной части должен быть проставлен по-английски.

1. должность получателя и его ФИО;
2. наименование компании или ведомства;
3. адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

Появляется наименование документа: « Сопроводительное письмо ». Затем указывают адрес отправителя, дату и сроки возврата. Далее в основной части пишут обращение (как если бы его отсылали партнеру). После этого подпись автора письма или номер телефона получателей документов; дата отправки – не позднее 10 дней с момента получения бумаги) [ / stextbox] Письмо можно начать с обращения — например : » Уважаемый Сергей Сергеевич!…».

Если письмо адресовано госорганам или вышестоящим инстанциям, то обращение не используют. Начинают с фразы « Представляем Вам », » Сообщаем вам» (или т. д). Далее кратко указывают бумаги сопровождающие письмо: «Представляем Вашему вниманию уточненную декларацию по НДС», «Направляем ВАМ акт приема — передачи выполненных работ» («Отдаем в Ваше распоряжение акты приемки-передачи проведенного ремонта)».

В целях : « для согласования и подписания» — указывают цель возврата. После этого нужно проинструктировать получателя о сроках выплаты, а также об условиях возвратов денег в дальнейшем.

Это может выглядеть так:

1. «Просим информировать установленным порядком»;
2. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
3. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

Если срок не установлен договором, то и отвечать нужно в течение 30 рабочих дней. В противном случае корреспонденция будет отправлена с опозданием или же ее отложат на другое время (например: «Ответьте как можно скорее ).

Это недопустимо и с точки зрения этикета.

Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу.

Для этого нужно указать причину, например:

«Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

. Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

1. название документа нужно писать полное;
2. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
3. отмечают количество экземпляров документа;

Каждая позиция в списке должна содержаться, а после списка нужно пронумеровать и указать сколько листов всего.

• Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
• Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
• Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
• Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр.

В Кирове находится офис ООО «Север » Алексеева Петра Петровича, который является генеральным директором ООО » Север» и зарегистрирован в качестве юридического лица. ИНН 5612233446, КПП 123456789 ОГРН 1132434440806 Генеральному директору ОАО » Северо-Западная компания» Алексеевому Петру Павловичу.

В Кирове зарегистрировано ООО «Компания» No112 от 03. 12. 2022 г. в 2 экземплярах и просит Вас ознакомиться с документами по договору поставки оборудования номер341, подписав 1 из них на адрес указанного выше адреса 10 рабочих дней после получения данного письма! [ / stextbox ].

В 2 экземплярах. Просим ознакомиться с содержанием и вернуть 1 из них по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней после получения письма (приложение ).

• Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
• Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
• Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.

Итого: 4 экз.

на 9 л. С уважением, генеральный директор ООО «Запад» Санников Тимур Тимурович

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Автор : 2 февраля 2022 Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации. В статье разбираемся, как написать письмо для заказчика после отправки документа заказчику в электронном виде.

Но даже если в законодательстве не прописано никаких требований по оформлению сопроводительного письма, правила деловой переписки и делопроизводства требуют обязательного его оформления.

На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.

Но на практике поставщика от многих неприятностей уберегает именно сопроводительное письмо.

1. просрочено подписание;
2. бумаги потеряны;
3. обнаружилась недостача документов.

Главная задача – зафиксировать все важные моменты, например: дату передачи документов или срок ее отправки. ))) » (с)» — это значит отследить то самое событие и записать его в отдельный файл.

При отсутствии доказательств, если документы передаются лично или с курьером в руки другого человека. Составьте две копии сопроводительного письма и отправьте их вместе с документами на почту.

[ stextbox id =’warning] Одна останется у получателя, другая — возвращается вам. Это будет подтверждением обмена документами между вами и отправителем документов (вкладной).

1. к акту сверки;
2. при передаче любой важной документации.
3. направляя документы на подпись (, и т.д.);
4. запрашивая или отвечая на ;

Если документ передается по почте, то как его доставить : лично или с курьером. Как правило — без огласки и не обязательно что-то привозить самому; важно только указать способ доставки документа – сам текст письма либо электронный адрес в виде ссылки на него.

По правилам закона, можно составить бланк не в рукописном виде и распечатать. Но это может быть сделано только на белом листе бумаги или напечатанной краской — тогда будет лучше для всех!

Сопроводитель составляет обычно тот, кто отправляет документы. Для заверения достаточно подписи и печати ( 82 -ФЗ). Но если организация использует печать — ее ставить не обязательно: это может быть сделано только в случае использования круглой печатки при работе с документацией или без нее.

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

1. регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
2. реквизиты отправителя;
3. опись прилагаемых документов;
4. текст обращения;
5. информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
6. ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция.

Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх.

No от. Содержательную часть можно начать с фразы « Направляем вам» или же, наоборот: » Высылаем Вам» (без слова подпись). Затем напишите номер и дату получения документов получателем ; если таковых нет – то укажите их полное название в тексте документа без указания названия либо полного наименования каждого из них.

«Просим ознакомиться и прислать замечания в виде не позднее 1 декабря 2020 года»

или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2020 года».

В тексте допустимо выделить жирным шрифтом важные места. Далее подготовьте опись, как это делается в виде таблицы.

Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение No11 от 01. 12. 2017 года » или » Коммерческий план на 1 квартал 2018 г.») и число страниц в документе; количество копий.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

В 2015 году защитила диссертацию на факультете журналистики МГУ им. Ломоносова, пишет про бухгалтерский и кадровый учет; госзакупки : «Панина Светлана окончила Московский институт телевидения», с 2016 года работает в газете «Известия».